Il manuale di gestione

Il manuale di gestione è un documento essenziale all’interno di ogni pubblica amministrazione: non si tratta solo di una guida tecnica, ma di un vero e proprio strumento strategico. Esso descrive in dettaglio il sistema con cui vengono gestiti i documenti informatici, dal momento della loro creazione o ricezione fino alla loro conservazione. In sostanza, racconta l’intero ciclo di vita del documento all'interno dell'amministrazione, includendo anche le modalità con cui i documenti vengono protocollati, gestiti nei flussi interni e archiviati nel tempo. La complessità del manuale nasce dal fatto che ogni amministrazione ha una propria struttura organizzativa: un conto è una scuola, un altro un ente sanitario o un comune. Per questo motivo, anche il manuale cambia a seconda del contesto in cui viene applicato. Tuttavia, la sua redazione è obbligatoria per tutte le pubbliche amministrazioni, come previsto dal piano triennale per l'informatica. Non basta redigerlo una sola volta: il manuale deve essere mantenuto aggiornato e monitorato costantemente, con nuove versioni pubblicate in caso di modifiche strutturali o normative.

A coordinare tutto questo processo c’è una figura centrale: il responsabile della gestione documentale. Questa persona non può essere esterna all’ente, ma deve far parte dell’amministrazione stessa. Può essere un dirigente o un funzionario, ma in ogni caso deve possedere competenze specifiche di tipo archivistico, informatico e giuridico. Si tratta di una figura prevista già dal 2000 nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa e il suo ruolo si è evoluto nel tempo, diventando sempre più cruciale. Il responsabile ha il compito di sovrintendere all’intero processo documentale e di curare la redazione e l’aggiornamento del manuale. Le linee guida emanate da AgID nel 2022 dedicano un intero capitolo a questa figura, specificando nel dettaglio le sue mansioni e responsabilità. Tuttavia, nelle realtà più piccole può essere difficile trovare persone con tutte le competenze richieste, il che rende il tema della formazione e della professionalizzazione ancora più rilevante.